Prozessoptimierung
Mit gut gepflegten und frei zugänglichen Wiki-Inhalten sind Ihre Mitarbeiter direkt informiert. Das spart Arbeitszeit und schafft spürbaren Mehrwert für alle.
Alle Jahre wieder zu Zeiten von Urlaub oder auch bei Mitarbeiterausfällen, stellen sich Unternehmer die Frage, wie sie Wissen um Prozesse, Abläufe und Best Practices in ihrem Unternehmen leichter verfügbar und übertragbar machen. In ausgesprochen vielen Unternehmen wird dies noch über Blattsammlungen (digital oder schlimmstenfalls analog) erledigt. Dabei ist ein Unternehmenswiki viel schneller, einfacher, sicherer und günstiger zu haben, als viele Unternehmer denken. viwedis setzt bei der Realisierung von Firmen-Wikis auf die Open Source-Basis von Wikipedia selbst, die kostenfrei im Netz verfügbar ist – und lediglich etwas Konfigurationsaufwand bedeutet.
Wie fatal ein Mangel an Informationen für Mitarbeiter sein kann, belegt eine von McKinsey & Company durchgeführte Studie, die zeigt, dass Mitarbeiter 19 Prozent einer durchschnittlichen Arbeitswoche damit verbringen, die für die Erledigung einer Aufgabe erforderlichen Informationen zu sammeln. Ergo: ungefähr ein Arbeitstag pro Woche benötigt ein Mitarbeiter allein für die Suche nach Informationen. Ein Mangel an Informationen ist also ein regelrechter Produktivitätskiller.
Demgegenüber steht der Fakt, dass eine durchsuchbare interne Wissensdatenbank die Produktivität bei der Informationssuche um bis zu 35 Prozent steigern. Also nichts wie her mit einer Lösung?
Es braucht zu Beginn viel Zeit und vor allem die Internalisierung von Prozessen, die das Wiki bei der Informationssuche und insbesondere bei der Dokumentation ins Zentrum der Aufmerksamkeit rücken.
Wir geben in der Folge ein paar Best-Practice-Tipps mit denen der Aufbau eines Wikis so gelingt, dass die Software Ihnen die erhoffte Steigerung der Produktivität einbringt.
Unabhängig von der Größe Ihres Unternehmens ist es höchst unwahrscheinlich, dass Ihr Firmen-Wiki klein sein wird. In jedem Unternehmen gibt es hochgradig komplexe Abläufe und Prozesse, deren vollständige Abbildung im Unternehmenswiki eine große Anzahl von Artikeln und Seiten notwendig macht. Das Unternehmenswiki, das wir Ihnen auf Basis der Software von Wikipedia anbieten, kann eine unbegrenzte Anzahl an Artikeln speichern.
Die Regel Nummer eins für das Befüllen und Einrichten des Wikis ist also: Eine möglichst einfache, nahtlose Navigation. Am einfachsten lässt sich das über eine gute Suchfunktion bewerkstelligen. Aber auch eine saubere, hierarchische Ordnung hilft Nutzern wie Redakteuren: Eine hierarchische Ordnung ist ein effizienter Weg, um die Informationsarchitektur innerhalb einer Wissensdatenbank aufzubauen. Wie jede andere Hierarchie priorisiert sie Inhalte in Abschnitte und Unterabschnitte, von allgemeinen bis hin zu spezifischen Informationen.
Die Idee dabei ist es, die verschiedene Seiten genau dort zu platzieren, wo die Leser annehmen würden, dass sie sich befinden sollten. Dazu ist eine intuitive Struktur vonnöten, in der die Seiten höherer Ordnung allgemeine Fragen beantworten. In der Tiefe des Unternehmenswikis finden sich dann zusätzliche, spezifischere Informationen. So können Sie beispielsweise für jede Abteilung einen eigenen Abzweig der Hierarchie vornehmen. So würden bspw. alle vertriebsbezogenen Inhalte in einem Strang des Wikis strukturiert, während spezifischere, weiterführende Teilbereiche Informationen über Direktvertrieb, Geschäftsentwicklung und Channels enthalten können.
Jeder Artikel sollte außerdem in genau eine Kategorie passen. Wenn Sie dem gleichen Artikel verschiedene Kategorien zuordnen, verstopfen Sie unnötig die Basis und machen die Navigation schwieriger und weniger effizient.
Auch die Artikel selbst sollten möglichst benutzerfreundlich gestaltet sein. befolgen Sie die folgenden, einfachen Regeln und erfahrungsgemäß wird das Unternehmenswiki von den Mitarbeitern als hilfreiche Quelle relevanter Informationen wahrgenommen:
Im Unternehmenswiki gilt: Alles was nicht einfach ist, ist nicht hilfreich.
Natürlich müssen Sie auch beim Integrationspartners eine kluge Wahl treffen. Häufig agieren diese relativ intransparent und sorgen bei der Implementierung und Konfiguration für selbst gemachte Hindernisse, die sich in erheblichen Kosten niederschlagen.
viwedis setzt auf Kommunikation mit Ihnen, damit Sie in kurzer Zeit das Wiki erhalten, das Sie benötigen. Oftmals sind unsere Kunden darüber überrascht, wie schnell, einfach und kostengünstig ein performantes Wiki für eine unbegrenzte Anzahl an Mitarbeitern einzurichten und zu pflegen ist.
Die Vernetzung ist entscheidend für die Verbindung von Abschnitten zu Unterabschnitten. Aber es ist auch eine praktische Technik, um Artikel aus ähnlichen Kategorien zu verlinken. Dadurch, dass Hyperlinks den Nutzern erlauben, schrittweise tiefer in ein Thema einzutauchen, bieten Hyperlinks zusätzliche Tiefe für Informationen, ohne Artikel zu überladen.
Aus ebendiesen Gründen setzen wir bei der Erfassung Ihrer Informationsgewalt auf die besagte Software Mediawiki. Sie lässt sich dank Ihrer Bekanntheit durch die Wikipedia-Plattform nicht nur einfach und komfortabel bedienen. Gleichzeitig profitieren vor allem Sie davon, dass schon mit einer geringen Anfangsinvestition Ihr Projekt digitales „Wissensmanagement“ starten kann.
Im Tagesgeschäft werden von Ihren Mitarbeitern täglich neue Erfahrungen und wertvolles Wissen für das Unternehmen gesammelt. Um dieses Wissen über Geschäftsprozesse und Problemstellungen allen Mitarbeitern zur Verfügung zu stellen, muss dieses auch zentral dokumentiert werden. So sind Ihre Mitarbeiter durchweg produktiver und können Aufgaben effizienter abarbeiten.
Zum anderen geht wertvolles Wissen durch eine Niederschrift nicht verloren und kann kontinuierlich erweitert werden. Ein internes Unternehmens-Wiki unterstützt sie langfristig bei Dokumentation und Transfer Ihres Wissens. Es dient Ihnen als strukturierte Knowledgebase, in der das gesamte Know How Ihres Unternehmens festgehalten und zugänglich gemacht wird. Und mit Ihrem Mediawiki können Sie dann:
Mit gut gepflegten und frei zugänglichen Wiki-Inhalten sind Ihre Mitarbeiter direkt informiert. Das spart Arbeitszeit und schafft spürbaren Mehrwert für alle.
Mit dem richtigen Wissensmanagement sind alle Mitarbeiter auf dem gleichen Kenntnisstand: Für firmeninterne Aufgaben, Projekte und Neuigkeiten.
Sie finden alle Wiki-Inhalte ganz einfach über die integrierte Suchfunktion. Die Seiten können Sie auch über Kategorienlisten oder das Inhaltsverzeichnis aufrufen.
Ihr gesammeltes Wissen bleibt für alle verfügbar, auch wenn wichtige Mitarbeiter Ihr Unternehmen verlassen.
Artikel können von allen Mitarbeitern über den intuitiven Editor erstellt, ergänzt und korrigiert werden.
Die Wiki-Inhalte pflegen Sie einfach über jeden Webbrowser: Am Büro-PC, über Ihr Notebook im Homeoffice oder unterwegs per Tablet.