Werden Sie Ihr Papier los: Die Buchführung 4.0 für Ihr Unternehmen

Gänzlich analog dürfte heute wohl niemand mehr seine Buchführung machen. Allein deswegen, weil sowohl auf analogem wie auch digitalem Wege Geschäftsdokumente bei Firmen eingehen. Da die Anforderungen an eine rein digitale Buchführung nicht unerheblich sind, scheuen viele Firmen noch den großen Schritt nach vorn – und begnügen sich derweil mit einer schier undurchsichtigen Landschaft von Aktenordnern. Stellt man jedoch die langfristigen Vor- und Nachteile des papierlosen Büros gegenüber, überwiegen die positiven Aspekte der Digitalisierung. Ein Blick in die Vorgaben der GoBD erfordert streng genommen sogar die elektronische Aktenführung. Damit zählt nicht nur die Effizienz zu den Treibern der Umstellung sondern ebenso die juristische Situation.

Die Herausforderung: Umdenken bei Mitarbeitern

Die Wege, die ein Papierdokument im Unternehmen zurücklegt, sind oftmals lang. Die eingehende Rechnung, dessen Ware bereits vor vielen Wochen geliefert wurde, kommt per Post. Das Controlling reicht sie zur Prüfung an den Einkauf und der wiederum an die anfordernde Fachabteilung weiter. Bei positiver Rückmeldung kann die entsprechende Zahlung freigegeben und das Papierdokument als Beleg verbucht werden. Anschließend wird es im jeweiligen Aktenordner abgeheftet und in einem Schrank aufbewahrt.

Für weitere Belange (Umsatzsteuer-Voranmeldung, Jahresabschluss) ist ein erneutes Hervorholen sowie Übermitteln an den Steuerberater erforderlich. Oftmals werden von Belegen sogar Kopien erstellt, um auch dann Einsicht nehmen zu können, wenn die Originale für mehrere Wochen im Steuerbüro benötigt werden (ohne häufiges Telefonieren).

All diese Schritte sind in vielen Unternehmen weiterhin Alltag. Das funktioniert in der Regel auch wunderbar, birgt jedoch oftmals zeitlichen Verzug bei dringenden Angelegenheiten. Benötigt ein Vorgesetzter zeitnah einen bestimmten Beleg, sind mit dem Auffinden und Bereitstellen unter Umständen gleich mehrere Mitarbeiter beschäftigt. Wird konsequent digital buchgeführt, kann der Vorgesetzte selbst (oder ggf. seine Assistenz) mit wenigen Eingaben das benötigte Dokument finden.

Der entscheidende Kniff, um eine Firma auf die digitale Buchführung vorzubereiten, ist weniger technischer und viel mehr menschlicher Natur. Alle mit der Erfassung, Verwaltung und Archivierung betrauten Mitarbeiter müssen sich darauf neu einstellen. Je nach Größe des Unternehmens kann es für eine Übergangszeit sinnvoll sein, die Belegerfassung auf analogem und digitalem Wege parallel zu führen. Allerdings besteht hier eine Grundsatzentscheidung für die fortlaufende digitale Buchführung: Geht man den parallelen Weg, muss das auch konsequent beibehalten werden. Ergo: Fällt nach einer Übergangszeit die Entscheidung zur rein digitalen Version, gilt die Aufbewahrungspflicht für die bisherigen Papierarchive auch weiterhin.

Digitale Buchführung auch beim Steuerberater

Analoge Dokumente werden manuell und per Post an den Steuerberater übergeben. Das verbraucht nicht nur viel Zeit und andere Ressourcen, sondern erschwert auch die Suche nach evtl. fehlenden Belegen. Gerade beim größeren Mittelstand birgt der damit verbundene Aufwand immense Optimierungspotenziale. Doch wer den Schritt zur digitalen Buchführung geht, muss sich ggf. auch mit der kooperierenden Steuerkanzlei einig werden: Können die notwendigen Unterlagen digital übermittelt werden? Hat das interne Buchhaltungs- oder ERP-System eine Schnittstelle für den DATEV-Import integriert?

Renommierte Systeme bieten entsprechende Schnittstellen an, um die weitere Verarbeitung zu Jahresabschluss, Bilanzierung und GuV durch einen Steuerberater zu ermöglichen. Das ist nicht nur hinsichtlich der Effizienz entscheidend, sondern ebenfalls beim Thema Datenschutz und Datensicherheit. Nicht selten werden solche Unterlagen mit sensiblen Daten unverschlüsselt per E-Mail übermittelt. Das ist ein Verstoß gegen die geltenden Vorschriften der DSGVO und sollte jeden Unternehmen mit Sorge umtreiben.

Effizienz und Sicherheit als Vorreiter

Die Einsparung von Arbeitszeit, Büromaterial, Papier und Porto sind ein wesentlicher Faktor für die Digitalisierung der Buchführung. Ein weiterer ist aber vor allem der Komfort beim Suchen eines Dokuments: die digitale Verfügbarkeit ermöglicht allen Berechtigungen unverzüglichen Zugriff auf wichtige Unterlagen. Da beim Scannen durch die OCR Texterkennung auch die Zuordnung zum Belegtypen automatisiert werden kann, entfällt auch hier manuelles Eingreifen. Je größer die Anzahl der mit der Buchführung betrauter Mitarbeiter, umso größer der Hebel einer Effizienzsteigerung.

Gleichzeitig kann eine Übermittlung zu allen möglichen Orten und Zugangsberechtigungen auf sicherem Wege erfolgen: der Datenzugriff funktioniert wahlweise per VPN oder auch webbasiert mit SSL-Verschlüsselung. Das betrifft sowohl hausinterne Kollegen, solche an anderen Firmenstandorten, Heimarbeitsplätze und Geschäftsreisende. Zudem können so auch einfacher Unterlagen an Prüfer und Steuerberater übermittelt werden.

Die Pflicht zur Aufbewahrung und Archivierung sowie zum Schutz gegen Verlust etc. lässt sich durch moderne Backup-Systeme in die IT-Aufgaben integrieren. Durch dezentrale Sicherungskopien ist eine Zerstörung quasi unmöglich und ein permanenter Zugriff sichergestellt.