Zeit- & Kostenersparnis
Durch professionelle Beratung und digitale Unterstützung sparen Sie mittelfristig Zeit und Geld.
Ganz gleich, ob Sie im industriellen oder Dienstleistungsgewerbe sind: Es gibt zahlreiche Prozesse, die sich durch digitale Unterstützung effektiver gestalten lassen. Reduzieren Sie die Komplexität Ihrer Verwaltungsabläufe hin zum Büro 4.0 – durch die richtigen Strukturen und IT-Systeme.
Auf Wunsch unterstützen wir Sie bei Ihrem Vorhaben – und zwar Schritt für Schritt: vom unverbindlichen Erstgespräch, über die Prozessanalyse und Konzeptionierung bis hin zur fertigen Digitalisierungslösung.
Das können wir für Sie tun:
- Beratung bei der Verfahrensdokumentation (nach GoBD)
- Empfehlungen zur Digitalisierung Ihrer Buchhaltung
- Einführung eines Dokumentenmanagement-Systens (DMS) zur revisionssicheren Archivierung
Obendrein profitieren Sie auch von staatlichen Fördergeldern – und sparen so einen großen Teil der Projekt- und Beratungskosten!
Wir freuen uns auf Ihre Nachricht.
Unsere Lösungen für Ihr digitales Büro
Verfahrensdokumentation nach GoBD
Eine revisionssichere Verfahrensdokumentation dient zum Nachweis der Ordnungsmäßigkeit Ihrer steuerrechtlichen Systeme. Obgleich sie keine gesetzliche Verpflichtung darstellt, wird sie von vielen Finanzämtern im Rahmen einer Betriebsprüfung gefordert. Wir helfen Ihnen bei der Erstellung und erörtern Potenziale zur Prozessoptimierung in Ihrem Unternehmen.
Digitale Buchführung – papierloses Büro
Sämtliche Geschäftsdokumente wie Eingangsrechnungen, Lieferscheine oder Kontoauszüge lassen sich digital erfassen und archivieren. Wir beraten Sie individuell mit den passenden Ansätzen und unterstützen Sie bei der Umsetzung der notwendigen Maßnahmen.
Revisionssichere Archivierung
Nicht nur die steuerrechtlich relevante Buchführung birgt Potenziale für eine Digitalstrategie. Mit einem professionellen Dokumentenmanagementsystem (DMS) können Sie auch problemlos E-Mails und andere Unterlagen digitalisiert ablegen und problemlos wiederfinden. Sagen Sie tschüss zum Aktenkeller und verstaubten Archiven.
Ihre Vorteile durch die Digitalisierung
Revisionssicherheit
Ihre Dokumente werden sicher archiviert und bleiben somit stets verfügbar und nachweisbar für Betriebsprüfungen.
Optimierungspotenzial
Die Prozessanalyse hat einen positiven Nebeneffekt: Sie deckt Optimierungspotenziale auf. So können Sie Ihre Abläufe weiter verbessern und vereinfachen.
Mit der Digitalisierung zum Büro 4.0
Das Thema Digitalisierung birgt für viele Unternehmen große Chancen und Herausforderungen zugleich. Wo sämtliche Informationen vor nicht allzu langer Zeit noch in analoger Form gespeichert und verwaltet wurden, treten heute modernere Systeme an die Stelle. Die Treiber der Digitalisierung bestehen hierbei vor allem in neuen digitalen Technologien (IT-Systeme und Netzwerke) sowie in Applikationen (Benutzersoftware und mobile Apps). Diese ermöglichen nicht nur eine einfachere und schnellere Eingabe und Verarbeitung der Daten. Sie bieten vor allem einen weitaus komfortableren Zugriff auf Informationen, unabhängig vom genutzten Medium (PC, Tablet, Smartphone) und vom Standort (Büro, Homeoffice, Dienstreise).
Der Fortschritt wird neben der Technologie an sich vor allem durch den mittlerweile einfachen (relativ günstigen Zugang) und die damit einhergehende Verbreitung begründet. Man könnte auch sagen: Der Weg zur Digitalisierung ist längst geebnet, man muss ihn nur noch gehen. Jeder Arbeitsplatz ist digital ausgestattet, viele Firmenmitarbeiter verfügen zudem über Smartphones und Tablets. Mit den richtigen Softwaresystemen im Hintergrund und dem trivialen Zugang zur jeweiligen Informationsdatenbank, können nicht nur Führungskräfte so aktuelle Zahlen und Geschäftsdokumente von überall aufrufen.
Digitalisierung nicht nur für den Kunden
Oftmals jedoch sehen Firmenchefs und Manager die digitale Transformation Ihrer Abläufe vorwiegend durch die Kundenbrille. Das ist zwar generell richtig, aber leider nur die halbe Miete. Denn neben Vertrieb und Kundenkommunikation lassen sich auch die internen Prozesse wie z. B. die Dokumentenablage und die eigene Buchführung wunderbar digitalisieren. Das zielt weniger auf ein interaktives Kundenerlebnis ab, sondern fokussiert auf eine effizientere Auslegung der eigenen Abläufe. Denn: Eine Umstellung von analoger auf digitale Belegerfassung erfordert eine genaue Analyse der bisherigen Vorgänge – und schafft somit erhebliches Optimierungspotenzial.
Gleichzeitig dient solch eine Analyse nicht nur der späteren Umsetzung mit digitalen Systemen. Weil auch immer häufiger eine sogenannte Verfahrensdokumentation nach GoBD eingefordert wird, kann diese auf Basis der internen Prozesse gleich mit erstellt werden. Damit wappnet sich jedes Unternehmen für den Fall einer Betriebsprüfung, zudem gibt es ein vollständiges Nachschlagewerk für interne Zwecke. So erhalten bspw. neue Mitarbeiter der Buchhaltung einen Leitfaden für die relevanten Prozesse bei eingehenden Dokumenten.
Die Laufzeiten vom Zugang per Post oder Fax bis zur finalen Archivierung lassen sich im Rahmen der Digitalisierung verkürzen. Unübersichtliche Stapel im Postkorb, mehrfaches Anfassen von Papierdokumenten und langwieriges Suchen gehören dann der Vergangenheit an. Mithilfe einer transparent gestalteten Verwaltungs- und Buchführungssoftware können alle eingehenden Belege einem Workflow zugewiesen werden. Dort sind die Abläufe für alle Verantwortlichen schnell einsehbar, sodass auch der bisherige Kommunikationsaufwand reduziert wird.
Sichere Archivierung, schnelles Wiederfinden
Obgleich die Digitalisierung einer Buchführung ein bürokratisches und aufwendiges Unterfangen ist: Im Nachgang profitieren nahezu alle Beteiligten vom umgesetzten Projekt: Poststelle, Buchhaltung, Vorgesetzte und Steuerberater. Wo zuvor Jahr für Jahr neue Aktenschränke angeschafft werden mussten, genügt nun die (längst erschwingliche) Speicherkapazität der Serversysteme. Wer dringend ein sieben Jahre altes Dokument benötigt, muss dazu nicht von oben bis ins Kellergeschoss laufen und dort ganze Ordnerlandschaften inspizieren: Es genügt wenige Dateneingaben in der Suchmaske des Dokumenten-Management-Systems (DMS).
Mit der einfachen (und durch OCR-Erkennung automatisierten) Verschlagwortung von Dokumenten, lassen sich diese schnell und bequem vom Arbeitsplatzrechner aufrufen. Die wertvolle Zeitersparnis kommt bereits kleineren Unternehmen zugute. Bei größeren Firmen werden die Vorteile sogar noch deutlicher: Sobald mehrere Beteiligte selbige Dokumente einsehen möchten, kann der zweite Suchende im Archiv schon mal das Nachsehen haben. Wertvolle Arbeitszeit, die kein Chef gerne vergeudet sehen möchte.
Der Weg in die Zukunft führt folglich über ganzheitliche digitale Lösungen, welche das gesamte Unternehmen und deren Chancen in den Fokus stellen. Ein wesentlicher Teil davon sind die digitale Dokumentenablage samt Buchführung.