Rechtssichere E-Mail-Archivierung & Schutz vor Datenverlust
MailStore Server
Das eigene E-Mail-Postfach ist eine gern genutzte Lagerstätte für Wissen und sonstige Informationen. Problem #1: E-Mails gelten rechtlich als Geschäftsbriefe. Diese könnten so durch Mitarbeiter versehentlich gelöscht und damit von anderen unbemerkt verloren gehen. Problem #2: Das E-Mail-Postfach wächst durch Datei-Anhänge unkontrolliert und belastet so den E-Mail-Server. Für eine langjährige Aufbewahrung selbst großer Datenmengen benötigen Sie eine Archivierungslösung.
Mit MailStore können Sie diesen Problemen ganz einfach entgegen wirken. Gleichzeitig erfüllen Sie die rechtlichen Anforderung zur Archivierung und Aufbewahrung von Geschäftsbriefen (gemäß GoBD). MailStore speichert hierzu stets eine Kopie aller empfangenen und gesendeten E-Mails in einem zentralen Archiv und stellt somit Unveränderbarkeit (Revisionssicherheit) und die Verfügbarkeit langfristig sicher.
Vorteile von MailStore Server
Schutz vor Datenverlusten
Mitarbeiter können E-Mails nach Belieben löschen. Das geschieht teils aus Versehen, manche löschen gezielt alles wenn sie ein Unternehmen verlassen. So können täglich wichtige Daten völlig unbemerkt verloren gehen. Mit einer E-Mail-Archivierungslösung sichern Sie alle bestehenden sowie künftig ein- und ausgehenden E-Mails in einem Journal-Archiv. So werden E-Mails noch vor der Zustellung in die Anwender-Postfächer archiviert und Datenverluste vollständig vermieden.
Reduzierung von IT-Kosten
Ein steigendes Datenvolumen in Postfächern erfordert Jahr für Jahr mehr Zeit und Ressourcen, um die Sicherheit und die Verfügbarkeit zu gewährleisten. Durch die Auslagerung der E-Mails können Storage-Anforderungen und Kosten dauerhaft reduziert werden. Eine zeitaufwändige Wiederherstellung von E-Mails aus alten Datensicherungen durch die IT-Abteilung entfällt, denn die Mitabeiter können dies nun bei Bedarf selbständig erledigen.
Unabhängigkeit & Flexibilität
Durch die Nutzung einer E-Mail-Archivierungslösung erhalten Sie Unabhängigkeit in vielerlei Hinsicht…
- vom E-Mail-Server: MailStore lässt sich in verschiedene Serversysteme integrieren (z. B. MS Exchange, MS 365, POP3-/IMAP-kompatible Server) und zur Archivierung nutzen. Bei Ausfall oder Datenverlust kann eine notwendige Rücksicherung den Zugriff auf Ihren Server mehrere Stunden oder gar Tage blockieren. Mit einer Journal-Archivierung bleiben die E-Mails für alle zugänglich, ganz ohne Unterbrechung der Geschäftsaktivität.
- vom Provider/Anbieter: Wer seine E-Mails nicht on premise sondern bei einem Cloud-Anbieter nutzt, macht sich zusätzlich abhängig von Verfügbarkeit und Sicherungsmaßnahmen des Betreibers. Eine lokale Archivierung der Daten bildet somit eine zusätzliche Absicherung für die Verfügbarkeit.
- von MailStore selbst: Archivierte E-Mails lassen sich jederzeit und in gängigen Standardformaten aus dem Archiv wiederherstellen. Das garantiert eine langfristige Nutzung selbst unabhängig vom Produkt MailStore Server.
Steigerung der Produktivität
Mit MailStore erhalten Ihre Mitarbeiter flexibeln und schnellen Zugriff auf die Mail-Archive. Das geschieht z. B. durch eine Integration in Outlook (oder Web Access), wo auch ein Zugriff über die gewohnte Ordnerstruktur möglich ist. Sie können das gesamte Archiv mit einer Volltextsuche durchsuchen und so schnell zur gewünschten E-Mail gelangen. Etwaiger Aufwand für das Aussortieren von E-Mails entfällt durch die Nutzung von MailStore vollständig.
Rechtliche Sicherheit
MailStore erfüllt auch die für Unternehmen aus Deutschland, Österreich und der Schweiz relevanten rechtlichen Anforderung (z. B. aus §147 AO oder §257 HGB). Diese beinhalten eine vollständige, originalgetreue, manipulationssichere und jederzeit verfügbare Aufbewahrung von E-Mails.
Neben der regelmäßigen Zertifizierungen (nach IDW PS 880) stellt MailStore mit einem umfassenden Technologiekonzept sicher, dass Ihr Unternehmen alle rechtlichen Vorgaben erfüllt sind. Dazu zählen neben der vollständigen Archivierung (durch Journaling, Manipulationssicherheit, Protokollierung, Erfüllung der Aufbewahrungsrichtlinien) auch die Anforderungen der DSGVO (z. B. Recht des Vergessenwerdens, der Auskunftsfähigkeit und der Nachvollziehbarkeit).