Homeoffice: So bleiben Ihre Mitarbeiter auch zuhause produktiv

Das Homeoffice wird auch in Deutschland immer beliebter – endlich. Doch erfreut sich wirklich jeder an der neuen Freiheit? Oder setzt die damit einhergehende Entgrenzung (schwere Trennung zwischen privatem und beruflichem) mehr Leuten zu als sie nutzt?

Seit Beginn der Corona-Maßnahmen sind viele Arbeitnehmer ins Homeoffice gewechselt. Manche vollständig, andere zumindest für einige Tage pro Woche. Ein erstes Zwischenfazit macht deutlich: der Trend hält an, auch wenn Corona in den Sommermonaten weniger stark im Fokus gestanden haben dürfte. Gerade für Pendler mit langen Arbeitswegen und kleinen Kindern bietet das Arbeiten daheim bessere Vereinbarkeit von Familie und Beruf.

Die daraus resultierende Flexibilität kommt auch den Arbeitgebern zu Gute: zufriedenere Mitarbeiter, weniger Büroräume notwendig – und einfachere Umsetzung von Corona-Hygienemaßnahmen.

Im europäischen Vergleich ist allerdings noch Luft nach oben: Nur zwölf Prozent der in Deutschland Angestellten arbeiten überwiegend oder gelegentlich von zu Hause, obwohl dies bei schätzungsweise 40 Prozent der Arbeitsplätze möglich wäre. In Frankreich, Großbritannien oder Skandinavien ist die Homeoffice-Quote deutlich höher. In den Niederlanden gibt es seit 2018 sogar einen Rechtsanspruch auf Heimarbeit.

Woran scheitert die Homeoffice-Nutzung?

Laut dem Deutschen Institut für Wirtschaftsforschung (DIW) streuben sich manche Führungskräfte massiv gegen das Thema Homeoffice.  Etwa 46 Prozent der Vorgesetzten befürchten eine sinkende Produktivität ihrer Mitarbeiter. Auch die mangelnde Erreichbarkeit oder die Ungerechtigkeit gegenüber solchen, deren Tätigkeit kein Homeoffice zulässt, werden als Gründe genannt.

Eine der zentralen Herausforderungen für Vorgesetzte: Führen auf Distanz. Arbeitsergebnisse lassen sich zwar auch digital übermitteln und prüfen, das gemeinsame Drüberschauen fällt dagegen schwer. Regelmäßige Meetings und Besprechungen sind mit einschlägigen Videokonferenz-Lösungen längst möglich, der informative Small Talk an der Kaffeemaschine bleibt jedoch auf der Strecke.

Wer remote führt, bringt seinen Homeoffice-Kollegen notgedrungen mehr Vertrauen entgegen – Mikromanagement ist da zum Scheitern verurteilt. Das zwingt viele Chefs dazu, ihren bisherigen Führungsstil zu überdenken und gleichzeitig neue Perspektiven einzunehmen. Doch auch wer optimistisch an das Thema Heimarbeit herangeht, benötigt die richtigen Werkzeuge. Dazu zählt neben einem möglichst abgetrennten Büro mit Schreibtisch auch die richtige IT-Ausstattung, um produktiv arbeiten zu können.

Was ändert sich aktuell beim Homeoffice?

Sowohl Politik als auch die Wirtschaft reagieren auf die bisherigen Maßnahmen der Corona-Krise. Etliche Unternehmen haben ihre Mitarbeiter geradezu ins Homeoffice gedrängt. Große Firmen wie SAP, Microsoft oder Osram gehen zudem mit großzügigen Regelungen zur Heimarbeit offensiv auf potentielle Bewerber zu. Laut dem IT-Branchenverband Bitkom glaubt jedes vierte Unternehmen, dass die Anwesenheit im Büro künftig weiter an Bedeutung verliert.

Die Bundesregierung plant zudem, den Anspruch auf Homeoffice gesetzlich zu verankern (aktuell ist ein Mindestanspruch von 24 Tagen pro Jahr im Gespräch). So sollen Unternehmen dies ihren Mitarbeitern nur dann verwehren dürfen, wenn konkrete betriebliche oder organisatorische Gründe dagegensprechen. Die Sinnhaftigkeit des Vorhabens ist bei vielen Politikern zwar umstritten, dem allgemeinen Trend dürfte es jedoch wenig anhaben.

Wenn im Herbst und Winter eine mögliche zweite Corona-Welle bevorsteht, wird sich die Tendenz zum Homeoffice weiter verstärken. Firmen sollten ihre Arbeitnehmer dennoch nicht nach dem Laissez-faire-Prinzip dorthin entlassen. Für die Produktivität ist eine regelmäßige transparente Kommunikation ebenso wichtig wie die richtige EDV-Ausrüstung am Heimarbeitsplatz. Wer dies kostenbedingt vernachlässigt, spart meist an der falschen Stelle.

So sorgen Sie für eine produktive Homeoffice-Umgebung

1. Platz und Ergonomie zum Arbeiten

Es klingt leichter als es meistens ist, bleibt aber entscheidend: Wer zwischen Kinderspielsachen, Wäscheständer und Fernbedienung seinen Laptop aufklappt, ist schnell abgelenkt oder eingeengt. Das Räumliche vorausgesetzt, sollte jeder Heimarbeiter einen ausreichend großen (idealerweise höhenverstellbaren) Schreibtisch in einem eigenen Raum nutzen können. Dazu gehört ein adäquater (ergonomischer) Bürostuhl. Das bringt Struktur und Entlastung in den Arbeitstag und vermeidet private Ablenkungen.

2. Professionelles IT-Equipment auch im Homeoffice

Ein moderner Büro-Arbeitsplatz verfügt heute über zwei Monitore mit ergonomischer Maus und Tastatur. Je nach Aufgabenbereich nutzt Ihr Mitarbeiter einen Desktop PC oder ein mobiles Laptop-Gerät. Letzteres begünstigt per se das mobile Arbeiten sowie künftige Homeoffice-Tätigkeiten. Der Heimarbeitsplatz sollte daher so analog wie möglich zum Büro ausgestattet sein.

Durch eine verschlüsselte VPN-Verbindung hat Ihr Mitarbeiter so Zugriff auf alle nötigen Firmenressourcen und kann problemlos das heimische WLAN nutzen.

3. Eine moderne IT-Infrastruktur

Veraltete IT-Systeme hinken oft bei der Nutzerfreundlichkeit hinterher und ebenso beim Sicherheitsstandard. Eine Modernisierung erhöht neben der Produktivität der Benutzer automatisch auch die Schutzvorkehrungen für Angriffe von außen – zwei Fliegen mit einer Klappe!

Eine stets aktuelle Firewall ist digitaler Türsteher, bietet Ihren Homeoffice-Kollegen gleichzeitig eine kostengünstige und sichere VPN-Lösung. Ebenso sollten Sie vor allem mobile Endgeräte wie Laptops und Tablets gegen Virenfall und Phishing-Attacken schützen.

4. Flexible Kommunikationslösungen

Innovative Kommunikationssysteme für Team Chats oder Telefonie sind nutzerfreundlich und bieten verschlüsselte Wege zur mobilen Nutzung (z. B. für Smartphones und Tablets). Ihr Vorteil: Mitarbeiter sind besser erreichbar, vor allem für schnellen Informationsaustausch oder kurze Absprachen zu wichtigen Dokumenten oder Präsentationen. Durch Gruppen-Chaträume und Themenkanäle können Sie zudem gezielt die richtigen Abteilungen und Mitarbeiterteams ansprechen und informieren.

Selbiges gilt natürlich auch für E-Mails und Videokonferenzlösungen:  wer neben dem Homeoffice ohnehin mobil arbeitet, liest E-Mails vielfach auf dem Smartphone ohne das Laptop aufzuklappen. Für Videoanrufe von unterwegs eignet sich oft eher das Tablet als ein Notebook, sodass eine App mit verschlüsselter Verbindung (auch ohne VPN) sinnvoll erscheint.

Moderne eigene Cloudspeicher dienen primär dem Filesharing mit externen Firmen, können klassische Fileserver aber auch gänzlich ersetzen. Neue eingebettete Dienste ermöglichen bspw. gleichzeitiges Bearbeiten von Office-Dokumenten und Präsentationen. Ein entscheidender Pluspunkt, wenn man nicht gleichzeitig am selben Bildschirm arbeiten kann.

5. Remote Desktop- und Terminalserver-Nutzung

Für temporäre oder seltene Homeoffice-Nutzung, können Ihre Mitarbeiter auch privates Equipment nutzen. Dazu benötigen sie lediglich eine VPN-Verbindung zum Firmennetzwerk, was ein Administrator in wenigen Minuten einrichten kann. Über eine Windows-integrierte Remotedesktop-Funktion (RDP) können Heimarbeiter so direkt auf den eigenen PC im Büro zugreifen und darüber alle Arbeiten verrichten. Einziges Manko: Der PC im Büro muss dauerhaft angeschaltet bleiben oder auf Bedarf von jemandem vor Ort gestartet werden.

Für eine größere Anzahl an Heimarbeitern bietet sich optional auch eine zentral administierbare Terminalserver-Lösung an.

6. Datenschutz und Netzwerksicherheit

Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfordert auch im Homeoffice besondere Schutzvorkehrungen. Bei gedruckten Dokumenten benötigen Ihre Mitarbeiter abschließbare Aktenschränke in separanten Büroräumen. Eine digitale Verarbeitung sollte ausschließlich auf firmeneigenen Endgeräten bzw. über eine gesicherte RDP-Verbindung erfolgen. Für Firmenlaptops empfehlen wir zwingend eine Festplattenverschlüsselung sowie eine Antiviren-Software.

Darüber hinaus erfordern die Paragraphen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) weitergehende technische und organisatorische Maßnahmen für Ihre IT-Umgebung.

Gerne beraten wir Sie zu allen notwendigen Schritten zu einer sicheren und produktiven Homeoffice-Anbindung Ihrer Mitarbeiter.