WhatsApp im Unternehmen: Vorsicht beim Thema Datenschutz

Die Datenschutz-Grundverordnung (kurz: DSGVO) bewirkt seit ihrer Bekanntgabe vor einigen Jahren viele Veränderungen. Sie stärkt Verbraucherrechte und nimmt gleichzeitig Unternehmen in die Pflicht, wenn es um das Thema Datenverarbeitung geht. Abläufe und Strukturen müssen seit Ende Mai 2018 zwingend auf die neuen Anforderungen der DSGVO angepasst sein. Das betrifft insbesondere die Betreiber von Messenger-Diensten wie WhatsApp, welche die Verantwortung zur Wahrung des Datenschutzes gerne auf ihre Benutzer abwälzen. Und zu denen zählen sowohl rein private Kunden wie auch Arbeitnehmer mit Dienst-Handys.

Berufliche Kommunikation über WhatsApp selten DSGVO-konform

Nicht nur Webseiten- und Online-Shop-Betreiber stehen im Fokus der DSGVO, auch andere Instrumente der Digitalisierung sind maßgeblich betroffen. Eines davon sind Messenger-Dienste, die zur Kommunikation zwischen Arbeitskollegen, Lieferanten und Kunden genutzt werden. Die zugehörigen Apps sind nicht selten auf dienstlichen Smartphones oder Tablets installiert.

Besonders beliebt ist hierbei der Dienst WhatsApp, der spätestens seit der Übernahme durch den Facebook-Konzern unter scharfer Kritik steht. Die Kritik zielt maßgeblich auf die gemeinsame Verarbeitung der Daten des Messengers und der Facebook-Kommunikation ab. Für die kombinierte Verarbeitung wurde zuvor keine aktive Zustimmung eingeholt, zudem werden viele Informationen an US-Server übermittelt – und geraten damit außer Reichweite der DSGVO.

Entscheidend für die selten datenschutzkonforme Handhabung ist die Synchronisation sämtlicher Telefonkontakte der WhatsApp-Benutzer: Wer mit Freunden, Bekannten und Kollegen kommunizieren will, kommt um die Übermittlung des Adressbuchs an den Betreiber nicht herum (inklusive der eigenen Rufnummer). Dafür ist streng genommen die Einwilligung jedes einzelnen Kontakts erforderlich (die wohl kaum jemand einholt). Auch die propagierte Ende-zu-Ende-Verschlüsselung wirkt da wenig beruhigend, besonders wenn es um geschäftliche Kontakte geht.

WhatsApp erfasst zudem gerne mehr Informationen, als zur Kommunikation zwingend notwendig wären: Standort des Benutzers, Dauer und Häufigkeit der App-Nutzung, sowie Zugriff auf Kamera und Mikrofon (was nur für die direkte Aufnahmen von Fotos oder Sprachnachrichten benötigt wird). Die Nutzer müssen bei der Installation zudem einer großen Zahl von Bedingungen zustimmen, wozu neben der reinen Privatnutzung auch die gemeinsame Datenverarbeitung mit anderen Firmen der Facebook-Gruppe zählt.

Ihre Daten, Ihre Regeln: die sichere Alternative „Mattermost“

Nicht selten verbieten Firmen Ihren Mitarbeitern die Nutzung von Messenger-Diensten wie WhatsApp. Doch wer keine hilfreiche Alternative bereitstellt, sorgt oft für Unmut oder geht das Risiko einer Missachtung durch die Belegschaft ein. Praktikabler ist daher der Ersatz solcher US-abhängiger Dienste durch eine sichere und DSGVO-konforme Kommunikationslösung für das eigene Unternehmen.

Gerne beraten wir Sie zu Ihrem Vorhaben und stellen Ihnen kosteneffiziente Alternativen wie Mattermost vor. Mit der selbst gehosteten On-Premise-Lösung haben Sie so die 100-prozentige Kontrolle über Ihre Daten, ganz ohne Anbindung von Fremdanbietern oder Cloud-Diensten. Die Kommunikation zwischen Ihren Mitarbeitern erfolgt selbstverständlich verschlüsselt.

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Quellen:

https://www.chip.de/news/WhatsApp-aendert-ueberraschend-die-AGB-Kommt-jetzt-was-viele-Nutzer-befuerchten_134492734.html
https://www.heise.de/newsticker/meldung/Datenschutzbedenken-Continental-verbietet-WhatsApp-und-Snapchat-auf-Dienst-Handys-4068318.html
https://www.golem.de/news/schwachstelle-manipulation-von-whatsapp-nachrichten-moeglich-1808-135907.html
https://www.kuketz-blog.de/whatsapp-datenschutzkonforme-nutzung-moeglich/