Effizienz steigern: Ihr Weg zur digitalen Buchhaltung

Die Digitalisierung bringt viele Veränderungen mit sich, die auch in der Buchhaltung spürbar sind. Seit rund anderthalb Jahren regelt die GoBD („Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“) die Handhabung der Buchführung. Zusätzlich zu den gewohnten Regelungen der GoB („nachvollziehbar, jederzeit nachprüfbar, vollständig, richtig, rechtzeitig, geordnet und unveränderbar“) sind neue Vorgaben zur Handhabung von digitalen Belegen ergänzt worden.

Nachfolgend sind die wichtigsten Regelungen zur digitalen Buchführung kurz erklärt. Sie erläutern zudem, was Sie bei der Belegbuchung beachten sollten.

1. Keine Buchung ohne Beleg

Jeder Buchhalter kennt den Grundsatz: „Keine Buchung ohne Beleg“. Dieser besagt, dass es für jeden Geschäftsvorfall einen entsprechend gekennzeichneten Beleg geben muss. Früher bedeutete dies auch die Angabe von Kontierung (Konto, Gegenkonto und ggf. ein Umsatzsteuerschlüssel), Belegnummer und Buchungsdatum.

Für elektronische Belege gilt nun: Beleg und Buchung sind so zu verknüpfen, dass die Verknüpfung progressiv und retrograd überprüfbar ist. Progressive meint dabei die Nachvollziehbarkeit anhand des folgenden Weges:
Beleg ⇒ Grundbuchaufzeichnung/Journale ⇒ Konten ⇒ Bilanz mit GuV ⇒ Steueranmeldung/-erklärung

Retrograd bezeichnet hingegen die entgegengesetzte Richtung der Überprüfung. Beide Wege sind über die gesamte Aufbewahrungsfrist und in jedem Verfahrensschritt zu gewährleisten.

Mit Hilfe eines eindeutigen Ordnungskriteriums und einer nachvollziehbaren Dukumentenablage lässt sich dies einfach in den Betriebsalltag integrieren. Die Belege zu Geschäftsvorfällen sind so leichter auffindbar und nachvollziehbar. Zudem können Sie so zukünftig auf die Kontierungsangaben verzichten.

2. Zeitnahe Erfassung (und die richtige Aufbewahrung)

Unter einer zeitnahen Erfassung ist die Ablage von Belegen und zeitnahe Buchung des Geschäftsvorfalls zu verstehen. Für die Ablage eines Beleges ist eine geordnete und übersichtliche Belegablage ausreichend, um vor Allem den Verlust des Beleges zu vermeiden.

In der GoBD wird erstmalig eine zeitliche Orientierung für die Erfassung von Geschäftsvorfällen konkretisiert. Für unbare Geschäftsvorfälle gilt eine Zeitspanne von zehn Tagen. Geschäfte mit baren Zahlungsmitteln sind unverzüglich, jedoch bis spätestens zum Ablauf des Geschäftstages zu erfassen. Waren- und Kostenrechungen, die nicht innerhalb von acht Tagen beglichen wurden, müssen mit ihrer Kontokorrentbeziehung innerhalb von acht Tagen erfasst werden.

3. Verfahrensdokumentation

Die Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchführung schreibt die Nachvollziehbarkeit aller Änderungen der Daten vor. Dies führt zu einer notwendigen Verfassung einer Verfahrensdokumentation, die aus den folgendenen Punkten bestehen sollte: Dokumentation der …

• Arbeitsabläufe,
• Aufzeichnungen,
• Datensätze,
• Dokumente,
• sowie eingesetzter Software und deren Aktualisierungen.

Aus der Verfahrensdokumentation muss eindeutig die Art der Erfassung, Empfang, Verarbeitung, Ausgabe und die Aufbewahrung der Daten hervorgehen. Der Umfang der Dokumentation ist abhängig von der Größe des Betriebes, der Branche und dem Umfang der eingesetzten EDV-Systeme. Mehr Informationen finden sie auch auf unserer Seite zur Verfahrensdokumentation.

4. Aufbewahrung jedes Papierbelegs wirklich erforderlich?

Der vierte Grundsatz besagt: Jeder Beleg ist in der Form aufzubewahren, wie er auch eingegangen ist, d. h. Papierbelege in Papierform und digitale Belege verbleiben in digitaler Form. Die Aufbewahrung von digitalen Belegen ausschließlich in Papierform ist unzulässig und sollte unterbleiben. Möchten Sie allerdings ausschließlich digitale Belege aufbewahren sind eine Reihe von Anforderungen zu erfüllen.

Nach einem ersetzenden Scannen ist eine genaue Dokumentation erforderlich, in der hervorgeht: Wer, wann und was auf welche Art mit dem Beleg gemacht hat und erst nach Erfüllung dieser Kriterien ist die Enstorgung des Papierbeleg erlaubt.

Die Bundessteuerberaterkammer hat gemeinsam mit dem Deutschen Steuerverband ein 19-seitiges Dokument zu diesem Thema verfasst, das als Muster für die Dokumentation dient. So sind Sie auf der sicheren Seite und können Papierbelege zukünftig in Ihrem Betrieb bequem digital archivieren.

5. Verwendung eines geeigneten Buchhaltungsprogramms

Zahlreiche Programme vereinfachen die Buchhaltung. Denn egal, ob Sie sich selber um die Buchhaltung kümmern oder lieber Ihrem Steuerberater die Belege vorbeibringen, für jeden Bedarf gibt es die passende Software.

Abzuraten ist jedoch von Produkten aus Nicht-EU Ländern, die von der Finanzverwaltung bei Prüfungen nicht annerkannt werden. Zudem erfüllen diese oftmals nicht den Anforderungen der DSGVO. Software-Tools wie gängige Microsoft Office-Programme sind übrigens ebenso wenig empfehlenswert, da Excel-Tabellen und Worddateien keine GoBD-konforme Belegsicherung ermöglichen.

Quellen:
https://blog.felix1.de/buchhaltungstipps/gobd-was-muss-unternehmer-tun/
https://blog.felix1.de/buchhaltungstipps/gobd-das-sollte-jeder-unternehmer-wissen/